De entrenador a dueño de un gimnasio – 9 pasos para abrir tu propio centro: Parte 3

En esta tercera y última parte, vamos a ver la parte final del proceso, la ejecución y la inauguración del centro. Hasta este punto, la mayor parte del proceso de apertura del gimnasio se centra en la preparación y la planificación. Sin embargo, en esta etapa final del proceso, todo comienza a ser ya una realidad. Ya hemos visto como elegir la ubicación, por lo que tendrás que negociar y firmar el contrato de arrendamiento, crear un calendario de apertura y planificar el evento de inauguración de la instalación.

Paso 7 – Negociar y firmar el contrato de arrendamiento

Uno de los pasos más difíciles y estresantes de abrir un gimnasio es negociar y firmar un contrato de arrendamiento. Un entrenador debe contar con la ayuda de profesionales, aprender los términos más comunes utilizados en los contratos de arrendamiento y familiarizarse con las mejores prácticas antes de firmar cualquier documento. Esto asegurará una transición sin problemas a la ubicación elegida, al tiempo que limitará las sorpresas que se presentarán en el primer año.

Paso 8 – Crear un cronograma

Una vez que se firma un contrato de arrendamiento, el reloj comienza a correr y empieza la carrera para inaugurar el centro. Entre la entrega e instalación del equipamiento y los servicios adicionales, lo normal es que el propietario se agobie. Sin embargo, la clave del éxito es simplemente construir un cronograma del proyecto con fechas detalladas y gestionarlo adecuadamente, sabiendo que cada demora puede llevar gastos inesperados.

Sabiendo que la mayoría de los gimnasios tardan entre 4 y 10 semanas en abrir desde la firma del contrato, la forma más eficiente de comenzar a redactar el cronograma es usar la fecha de inicio del arrendamiento como punto de inicio y establecer una fecha ideal pero realista de apertura. A partir de ahí, los objetivos semanales y el llegar al final del proceso con todo completado es fundamental. A continuación se detalla un ejemplo de esquema de 6 semanas:

6 semanas antes de la apertura

El proceso comenzará con cualquier demolición necesaria seguida de una nueva construcción y cualquier trabajo de preparación necesario para poder empezar a pintar. Este también es un buen momento para considerar realizar un pedido de cualquier artículo del equipamiento que tenga un plazo de entrega de entre 4 a 6 semanas. Finalmente, se debe contratar el servicio eléctrico en la instalación.

5 semanas antes de la apertura

Si toda la construcción está finalizada, se puede empezar a pintar las paredes. A continuación, se deben estimar las dimensiones y determinar qué materiales deberán pedirse, la cantidad y el diseño exacto. Esta también es una buena semana para explorar las opciones de señalización.

Los letreros o carteles suelen ponerse en la fachada del edificio. La mayoría de letreros tardarán aproximadamente 4 semanas en pasar del diseño a la instalación.

4 semanas antes de la apertura

Esta semana es un momento oportuno para ordenar cualquier parte del equipamiento que generalmente está en stock, pero deberá enviarse por transporte. Esto incluye elementos tales como bancos de pesas, racks de potencia, mancuernas, pesas, etc. Este equipamiento a menudo tiene un tiempo de entrega de 7 a 10 días hábiles, según la rapidez con que se pueda completar y enviar el pedido. Sin mencionar, que gran parte de este equipo deberá ser instalado en el momento de la entrega.

Si además quieres poner espejos, material necesario en los gimnasios para ver los movimientos realizados, se necesitará medir y pedir presupuesto a alguna empresa, lo que llevará un par de días. Después de elegir los espejos, lo más probable es que tarden en instalarlos entre 10 y 14 días.

3 semanas antes de la apertura

Para este punto, las cosas comenzarán a ir sobre ruedas. La mayoría de los gimnasios usan superficie de goma, mientras que otros utilizan alguna sección de césped artificial. La instalación del suelo será lo que más costará instalar, ya que suele ocupar unos dos días en todo este proceso: un día para instalarlo y otro día para su reposo. Una vez finalizado este proceso, habrá que instalar otros servicios como red telefónica o Internet. Artículos como bandas de resistencia, balones medicinales y correas de suspensión suelen estar en stock con los proveedores, lo que significa que se pueden recibir en un par de días.

2 semanas antes de la apertura

Casi todo está listo, solo algunas cajas repartidas por el espacio. Es hora de abrirlas y comenzar a instalar el equipamiento que hay en ellas. Existe la posibilidad de que este equipamiento se mueva un par de veces antes de saber cuál es su ubicación ideal. Ahora que el equipo está montado e instalado, la instalación del espejo debe programarse para esta semana, así como el sistema de sonido que se utilizará en las instalaciones. Esta es también la mejor semana para comprar e instalar muebles, objetos y espacios de almacenamiento de oficina para los trabajadores.

1 semana antes de la apertura

Los días previos a la apertura hay que asegurarse de que todos los suministros de oficina, baño y limpieza tengan existencias y todo el equipamiento esté listo para su uso. Si las instalaciones están listas para funcionar, entonces el enfoque cambia a la comercialización.  Crear un interés justo antes de la apertura es una parte fundamental del proceso para ejecutar una inauguración. Una de las maneras más exitosas de obtener clientes es organizar un evento privado. Esto podría ser una inauguración de acceso limitado donde solo haya invitados especiales. Alternativamente, podría ser simplemente una fiesta solo por invitación para que los clientes actuales muestren su agradecimiento y además traigan consigo a algún amigo o familiar que esté interesado en unirse. Independientemente del tipo de evento elegido, el objetivo principal es concienciar a la comunidad y generar un nuevo interés.

Paso 9 – Planificar, comercializar y alojar la gran apertura

La inauguración es casi una realidad, pero aún queda un paso más en el proceso para pasar de entrenador personal a dueño de gimnasio: realizar una gran inauguración. Si bien puede parecer lógico, un gran evento de inauguración es realmente muy importante para que un nuevo negocio despegue. Con el aumento en los costes para un profesional del acondicionamiento físico, se necesitarán más clientes para que un negocio sobreviva y una gran apertura es una gran oportunidad para obtener nuevos clientes potenciales, educar a los clientes sobre el valor del entrenamiento y demostrar la diferenciación en el mercado.

Planificar

Los dos objetivos principales de una gran inauguración son presumir de las nuevas instalaciones y animar a las personas a querer entrenar allí. También se debe tener en cuenta que un objetivo secundario es celebrar todo el trabajo que se ha hecho para hacer realidad el sueño del entrenador. El mejor momento para el evento es generalmente de 4 a 6 semanas después de la apertura oficial para mantener el impulso. Esto permitirá al propietario a resolver la mayoría de los problemas en el proceso y el diseño que son inevitables en el primer mes. Además, es mejor planear el evento para un sábado cuando la mayoría de las personas estarán fuera del trabajo y confirmar que la fecha no sea un fin de semana festivo para maximizar la asistencia. Una vez que se establece una fecha, se debe hacer una lista de actividades. Estas deben ser atractivas para los asistentes y ofrecer algún valor para garantizar una buena participación.

Las actividades que parecen funcionar bien son entrenamientos gratuitos, masterclasses, y sorteos que ofrezcan artículos o descuentos de patrocinadores. Las ceremonias de corte de cinta también pueden ser muy divertidas porque las personas disfrutan ser parte de la satisfacción de un amigo que pasa a ser propietario de una pequeña empresa.

Marketing

No es ningún secreto que las redes sociales actualmente reciben mucha atención y pueden aumentar el alcance del mensaje de una empresa. Una buena práctica es crear una “página del evento” en Facebook para alojar todos los detalles de la gran inauguración. Una vez completado, puedes invitar fácilmente a clientes, amigos y familiares locales actuales desde esa página. Esto permite a las personas confirmar su asistencia al evento para que el propietario de un negocio pueda comenzar a estimar la asistencia. El otro beneficio de crear la página del evento es que también puede utilizar publicidad pagada en la plataforma de Facebook y otras redes sociales para dirigirse específicamente a aquellos que son locales y que ya muestran interés en la aptitud física o en el ejercicio.

Si bien, las redes sociales pueden ser una gran herramienta para la publicidad, no deberían ser una fuente exclusiva de publicidad. En cambio, un entrenador debe aprovechar su relación con las empresas locales relacionadas con la aptitud física y crear asociaciones. Algunos de los mejores negocios o individuos correlacionados incluyen fisioterapeutas y quiroprácticos, tiendas de calzado y/o zapaterías, compañías de preparación de comidas o restaurantes saludables, e incluso tiendas de suplementos. Existe una gran probabilidad de que a estos proveedores les encantara ofrecer premios a través de un sorteo y, posiblemente, incluso les gustaría instalar una mesa en la inauguración para hablar sobre sus ofertas, lo que les permite estar más expuestos y permitir que ambas partes se beneficien. Estas empresas TAMBIÉN estarían encantadas de compartir las noticias del evento y estar abiertas para publicar información en su tienda u oficina.

Anfitrión

Ser el anfitrión de la inauguración será la parte más fácil del proceso. El enfoque principal del propietario debe ser educar, comprometer e inspirar a todo aquel que venga. Si bien es cierto que el evento se pasará volando, es importante conseguir los contactos de todos los asistentes para poder realizar un seguimiento de ellos más adelante; especialmente si están interesados en convertirse en futuros clientes del centro. Este proceso se puede simplificar teniendo una hoja de registro en la entrada, apuntando como mínimo, nombre, apellidos y dirección de correo electrónico. Esto permitirá hacer un fácil seguimiento la semana siguiente para agradecer a los invitados el haber asistido e intentar programar alguna sesión de prueba gratuita.

Conclusión

Los últimos tres pasos para abrir un centro puede ser los más estresantes, ya que tienden a estar llenos de tareas fuera del área de experiencia para la mayoría de los profesionales del fitness: firmar y negociar un contrato de arrendamiento, planificar y dejar todo listo para inaugurar el centro. Es por eso que incluso los entrenadores más ambiciosos deberían contar con la ayuda de profesionales, crear un cronograma y aprovechar su red de contactos para abrir la instalación. Después de cortar la cinta, el sueño ya será toda una realidad.

Referencias

1. SBA Frequently Asked Questions. Retrieved from The Small Business Administration: https://www.sba.gov/sites/default/files/ advocacy/SB-FAQ-2016_WEB.pdf. 2017.

2. U.S. Small Business Administration. 7(a) Loan Application Checklist. Retrieved May 2017 from https://www.sba.gov/loansgrants/see-what-sba-offers/sba-loan-programs/general-smallbusiness-loans-7a/7a-loan-application-checklist. 2017.

3. Weylman, CR. The Power of Why. New York: New Harvest; 2013.

Autor

David Crump,  NSCA-CPT

David Crump es un empresario, consultor de negocios de acondicionamiento físico y entrenador personal certificado por NSCA. Desde que empezó en el sector en 2006, ha ascendido en diferentes puestos de gestión. Ha abierto múltiples instalaciones de entrenamiento físico y ha ayudado a cientos de clientes a mejorar sus vidas. Crump ha aparecido en la revista PFP, The Personal Trainer Development Center, y es el columnista de desarrollo empresarial de NSCA Personal Training Quarterly. Además, actualmente posee y opera Spark Fitness, un centro de entrenamiento privado en Orlando. Por último, trabaja con entrenadores de todo el país para ayudarlos a lograr su sueño de abrir su propio gimnasio.